保定市爱心协会组织架构及职能
保定市爱心协会章程规定，本团体的最高权力机构是会员代表大会。理事会是会员代表大会的执行机构，在闭会期间领导本团体开展日常工作，对会员代表大会负责。本协会会长主持协会全面工作，副会长协助会长并根据分工负责某一方面的工作。秘书长协助会长、副会长做好相关工作并搞好协调服务。
协会下设党政办公室、助学部、宣传部、项目部(外联部)、财务部、会员部等机构。
会 长： 郅新凯 分管财务部
副会长： 李鹏飞 分管会员部
于 波 分管项目部
王 哲 分管志愿者基地
王新江 分管助学部
杨 欣 分管宣传部（协会自媒体）
非驻会副会长：
闫 宁 副会长 （非驻会）
李占奇 副会长 （非驻会）
朱国彬 副会长 （非驻会）
屈伟东 副会长 （非驻会）
邬向军 副会长 （非驻会）
杨之民 副会长 （非驻会）
李长江 副会长 （非驻会）
孙志红 副会长 （非驻会）
杨 硕 副会长 （非驻会）
秘书长： 安海宁 分管党政办公室
副秘书长: 王宝银 姬相坤
监事长： 张东升
监事：张娟 谷明德
顾 问: 李长栓
会 计: 支 欢
出 纳: 张 娟
法律顾问: 徐 方
党政办公室主任: 赵文涛 副主任:齐晓玲
助学部部长 :孙 倩 副部长:郑 峰
会员部部长 :杜志华 副部长:何 林 姚艳玲
宣传部部长 赵 勇 副部长:王引君 潘你旺
项目部部长 :刘艳丽 副部长:周 明
财务部部长 :张 娟
志愿者基地主任:高军强 副主任:冯宋国
白沟新城办事处： 秘书长：刘传金
望都办事处：主任张荣爱 副主任：陈占东 秘书长：李 华
雄安新区办事处：主任凌国田 秘书长：李 娟
易县办事处：主任梁术文 秘书长：吴学敏
蠡县办事处：主任段洪影 副主任：郭康涛
清苑办事处：主任高 冲 副主任：高 攀 秘书长：贺 笑
满城办事处：主任崔继民 副主任：耿 丽 秘书长：张海英
保定市爱心协会助学分会：会长杨宁 副会长：高磊、杨欣、张维、白燕、杨国、朱琳琳；
一、会员代表会议
(一)制定和修改章程；
(二)选举和罢免理事；
(三)审议理事会的工作报告和财务报告；
(四)决定终止事宜；
(五)决定其他重大事宜。
二、理事会
(一)执行会员代表会议的决议；
(二)选举和罢免会长、副会长、秘书长；
(三)筹备召开会员代表会议；
(四)向会员代表会议报告工作和财务状况；
(五)决定会员的吸收或除名；
(六)决定设立办事机构、分支机构、代表机构和实体机构；
(七)决定副秘书长、各机构主要负责人的聘任；
(八)领导本团体各机构开展工作；
(九)制定内部管理制度；
(十)决定其他重大事项。
三、会长
(一)主持爱心协会全面工作。
(二)召集和主持理事会；
(三)检查会员代表会议、理事会决议的落实情况；
(四)代表本团体签署有关重要文件
四、秘书长
(一)协调协会办事机构开展日常工作，组织实施年度工作计划；
(二)协调各分支机构、代表机构、实体机构开展工作；
(三)协助会长、副会长做好相关工作并搞好协调服务。
五、各部门职责
（一）党政办公室
1.对外与有关部门沟通协调涉及协会业务的工作；2.协调爱心协会各部门开展工作，发挥好桥梁纽带作用并安排协会值班事宜；3.负责以协会名义召开的各类会议。如会议通知、会场布置和会议纪要等。4.负责以协会名义开展的各类活动。如招募、通知、调配、协调每次活动所需要的协会会员和志愿者；协会活动所需物资的采购、发放，运输等； 5.负责协会的各类档案管理； 6.负责协会库房物资的保管维护及协会车辆保障工作。
(二)助学部
1.负责受助对象和资助人的电子档案建设以及协会官网中”精准助学“栏目内容的及时更新；2.负责求助者资料的审核及对求助者的考察事宜；3.负责对接资助人和资助人档案管理；4.在每学期开学前跟各助学点调研组负责人沟通，确定发放时间，将发放金额等信息上报财务部；5.在每学期发放工作结束以后，收集受助学生信息反馈表，安排人员统计更新信息，并尽快反馈给资助人；6.及时掌握各助学点受助学生信息变化情况，做好孩子的跟踪调查，做好每次回访工作并更新电子档案；7.在每学期结束时发布下一学期或学年的汇款通知，安排人手分批负责。
(三)宣传部（协会自媒体）
1.负责协会综合文稿起草；2.负责协会对外对内的宣传工作。如与保定市主流新闻媒体联系和沟通及时发表新闻稿等事宜；3.负责协会抖音直播和视频制作工作；4.负责协会官网和微信公众号的管理、维护和资料上传事宜；5.负责协会工作调研，为领导班子决策提供依据；.负责组织义演募捐和公益演出工作。(1)计划、组织、协调协会的文艺和文化娱乐活动。(2)发现并挖掘及培养文艺骨干。(3)筹办协会各种义演募捐等文艺活动。(4)负责协调文艺活动相关器材、演出服装、拍摄以及录制协会活动等。
（四）会员部
1.负责协会会员的电子档案管理和资料及时更新工作；2.负责纸质会员证的颁发、年检以及会员培训工作；3.负责每年评选志愿服务之星，年度“十佳志愿者”和 “优秀志愿者”评选活动，通过河北志愿服务网，记录、统计义务服务时间以及志愿者评星工作；4.制定落实各部门管理人员的考核标准，根据任务完成情况向理事会提出考核意见和任免意向； 5.负责协会会员的保险事宜。6.负责协会会员及其直系亲属的生病住院等以协会名义看望等事宜。
(五)项目部
在协会章程规定的业务范围内创造性开展工作，千方百计为协会筹集善款和办公专项经费。 1、负责联系公益项目，争取政府购买项目。 2、不断开拓与协会发展宗旨贴近的新项目。 3、负责为协会募集爱心物资和爱心资金。 4、资金一律汇入协会专用账户，特殊情况由会长指定账户。
(六)财务部
协会财务由会长审批，会计和出纳依程序办理。 1.建立严格的财务管理制度，做好对捐款、捐物，资金的管理，做好入账、建档工作，保证帐目合法、真实、准确、完整； 2.负责收取会员费。根据会员缴费时间节点提前一个月催缴会费，对经工作人员提醒仍不续费的会员整理出名单提交理事会研究后除名； 3.负责各分会助学资金收入和资金支出管理，做好财务核算工作和财务报表，并及时上传协会网站公开； 4.负责协会财务年检； 5.负责起草协会每月的财务公开情况，经会长批准后于10日之前录入协会网站公示； 6.按规定对各助学点财务资料进行存档管理； 7.负责协会帮扶孩子银行卡的打款； 8.对协会的公益项目进行财务核算管理，对完成的项目进行清算并出具财务报告。
（七）志愿者基地
(1)负责协会志愿者的招募、培训、管理；
(2) 负责衣旧情深项目的运营。如不定期组织大学生和志愿者到基地开展分拣衣物活动等。
1.对外与有关部门沟通协调涉及协会业务的工作；2.协调爱心协会各部门开展工作，发挥好桥梁纽带作用并安排协会值班事宜；3.负责以协会名义召开的各类会议。如会议通知、会场布置和会议纪要等。4.负责以协会名义开展的各类活动。如招募、通知、调配、协调每次活动所需要的协会会员和志愿者；协会活动所需物资的采购、发放，运输等； 5.负责协会的各类档案管理； 6.负责协会库房物资的保管维护及协会车辆保障工作。
(二)助学部
1.负责受助对象和资助人的电子档案建设以及协会官网中”精准助学“栏目内容的及时更新；2.负责求助者资料的审核及对求助者的考察事宜；3.负责对接资助人和资助人档案管理；4.在每学期开学前跟各助学点调研组负责人沟通，确定发放时间，将发放金额等信息上报财务部；5.在每学期发放工作结束以后，收集受助学生信息反馈表，安排人员统计更新信息，并尽快反馈给资助人；6.及时掌握各助学点受助学生信息变化情况，做好孩子的跟踪调查，做好每次回访工作并更新电子档案；7.在每学期结束时发布下一学期或学年的汇款通知，安排人手分批负责。
(三)宣传部（协会自媒体）
1.负责协会综合文稿起草；2.负责协会对外对内的宣传工作。如与保定市主流新闻媒体联系和沟通及时发表新闻稿等事宜；3.负责协会抖音直播和视频制作工作；4.负责协会官网和微信公众号的管理、维护和资料上传事宜；5.负责协会工作调研，为领导班子决策提供依据；.负责组织义演募捐和公益演出工作。(1)计划、组织、协调协会的文艺和文化娱乐活动。(2)发现并挖掘及培养文艺骨干。(3)筹办协会各种义演募捐等文艺活动。(4)负责协调文艺活动相关器材、演出服装、拍摄以及录制协会活动等。
（四）会员部
1.负责协会会员的电子档案管理和资料及时更新工作；2.负责纸质会员证的颁发、年检以及会员培训工作；3.负责每年评选志愿服务之星，年度“十佳志愿者”和 “优秀志愿者”评选活动，通过河北志愿服务网，记录、统计义务服务时间以及志愿者评星工作；4.制定落实各部门管理人员的考核标准，根据任务完成情况向理事会提出考核意见和任免意向； 5.负责协会会员的保险事宜。6.负责协会会员及其直系亲属的生病住院等以协会名义看望等事宜。
(五)项目部
在协会章程规定的业务范围内创造性开展工作，千方百计为协会筹集善款和办公专项经费。 1、负责联系公益项目，争取政府购买项目。 2、不断开拓与协会发展宗旨贴近的新项目。 3、负责为协会募集爱心物资和爱心资金。 4、资金一律汇入协会专用账户，特殊情况由会长指定账户。
(六)财务部
协会财务由会长审批，会计和出纳依程序办理。 1.建立严格的财务管理制度，做好对捐款、捐物，资金的管理，做好入账、建档工作，保证帐目合法、真实、准确、完整； 2.负责收取会员费。根据会员缴费时间节点提前一个月催缴会费，对经工作人员提醒仍不续费的会员整理出名单提交理事会研究后除名； 3.负责各分会助学资金收入和资金支出管理，做好财务核算工作和财务报表，并及时上传协会网站公开； 4.负责协会财务年检； 5.负责起草协会每月的财务公开情况，经会长批准后于10日之前录入协会网站公示； 6.按规定对各助学点财务资料进行存档管理； 7.负责协会帮扶孩子银行卡的打款； 8.对协会的公益项目进行财务核算管理，对完成的项目进行清算并出具财务报告。
（七）志愿者基地
(1)负责协会志愿者的招募、培训、管理；
(2) 负责衣旧情深项目的运营。如不定期组织大学生和志愿者到基地开展分拣衣物活动等。
保定市爱心协会会长办公会议议事规则
（2015年3月 1日协会理事会讨论通过）
保定市爱心协会会长办公会（以下简称办公会）对协会理事会报告工作，并主持开展协会日常工作。为切实履行自身职责，提高工作效率，推动协会各项工作规范化、科学化。依据《中华人民共和国社会团体登记管理条例》和《保定市爱心协会章程》的有关规定，特制定本议事规则。
一、办公会出席人员是协会会长、副会长、秘书长。会长可根据工作需要确定相关职能部门列席，列席人员没有表决权。
二、办公会由会长召集和主持。必要时可委托副会长召集和主持。原则上每月召开一次，必要时可提前或延期召开。
三、办公会实行民主集中制原则，少数服从多数、下级服从上级、个人服从组织。在会议上，各出席人员要充分表达自己的意见和建议，一旦形成决议，必须遵照执行。
四、办公会研究事项事先由协会秘书处征集汇总协会领导成员意见和建议，经会长批准后分头准备。
五、协会官方网站（www.bdsaxxh.com）提前3天发布召开办公会议的通知。同时，协会秘书处通过电话或短信方式确认参会人员，并形成文字记录报告办公会主持人。
六、办公会讨论事项须经与会人员半数以上同意后方为通过。会议原则上由本人出席，不方便出席时要向会长请假，并通过电话方式表达其对讨论事项的真实意愿，会议纪要予以注明。
七、协会秘书处列席每次办公会，并负责整理会议纪要，经会长同意后印发存档。
八、参加办公会的人员应当严格遵守法律法规和本协会章程。切实履行职责，维护协会利益，所从事工作及个人想法与本协会利益相冲突时，应当以协会最大利益为行为准则，并保证在职责范围内行使权利，不得越权；在讨论与其相关联的敏感事项时，应当主动回避；未经协会同意，任何人不得公开在任职期间所获得的不宜公开披露的事项，否则本协会将追究其法律责任。
九、连续三次不参加以协会名义组织的会议，大型活动，会长，副会长，秘书长，理事，监事，各部门负责人视为自动退出，待下次换届时予与确认。
本议事规则由协会理事会讨论通过后生效。并由本协会负责解释。
协会财务管理制度
总 则
第一条 为加强协会的财务管理，健全财务制度，规范经费收支，保障协会工作的正常运行，根据《保定市爱心协会章程》的规定，制定本制度。
第二条 本制度适用范围为保定市爱心协会及其分会。 财务管理设置
第三条 财务管理由协会财务部具体经办，爱心协会会长为首问责任人，财务部部长对协会、会长负责。
第四条 协会财务部应设置专人专门负责财务管理，对账、物实行分别管理。设置协会财务总账和各类专项资金明细账。设置原始凭证以及各种单据的保管夹，分类整理和保管，不得遗失，损毁。
第五条 各种财务收支两条线的登记必须按照规定程序，准确填写登记来源、时间、大小写金额、事由等明细项。所有财务报表不得擅自涂改，不得补填，漏填。确需更改的，需经会长同意，并在更改后签字。
第六条 各种财务收支的登记以权责发生制为依据。
财务收入
第七条 协会的财务收入主要的来源包括：
（1）协会开展项目的盈利收入
（2）赞助收入
（3）捐赠收入
（4）获得奖励
（5）其他收入
财务收入的内容包括但不限于：
（1）现金
（2）实物
第八条 取得财务收入后，经手人须在一日内将所得财务收入送交财务部负责人处。财务部负责人进行填写登记（一式两份），并将所得收入记入财务总账；需要设立明细账的专项资金，按规定设立明细账。签收单一份交财务送交人，一份留财务部作为原始凭证保管。
第九条 协会财务收支情况均需向理事会汇报，并将相关数据向协会公开。
第十条 财务收入中的现金应在银行设立活期账户保管，实物应根据其性质分类进行妥善保管。
财务支出
第十一条 协会财务支出实行“量入为出”原则。做到勤俭节约，科学配置资源，努力节约支出，提高资金的的使用效率。
第十二条 协会财务支出途径主要包括：
（一）协会大型活动
（二）专项资金使用
（三）获得资金使用批准的各部门活动
（四）获得资金使用批准的志愿者服务队活动
（五）其他获得资金使用批准的活动
（六）协会成员表彰或奖励
财务支出的内容包括但不限于：
（一）现金
（二）实物
第十三条 获得资金使用批准的部门和其他活动的资金，原则上采取先垫后报的方式，即先由活动负责人垫付资金，活动后再出具相关单据至财务部报账。 报账时需持有的单据包括：会长签署意见的《活动申报表》、活动的财务使用清单、签盖有财务专用章的发票单据（发票单据需填写具体开票时间、有相关单位的财务专用公章、详细金额和项目等信息）。 收据需经会长同意后方予报销。
第十四条 财务部经办人员审核发票无误后，按照发票金额支付现金。同时申领人填写收据（一式两份），并由申领人和财务部经办人员签章。收据一份交申领人，另一份连同发票留财务部作为原始凭证保管。同时将支出项目记入财务总账。
第十五条 协会大型活动及金额大于1000元的活动，协会可预支资金。需该活动财务负责人持会长签章的《活动申报表》至财务部申领。财务部负责人员根据《活动申报表》中的“财务预算”划拨资金和物品。有理事会审批意见的，以审批意见为准。
第十六条 财务部支出资金时，需申领人填写收据（一式两份），详细记录支出时间、事由、大小写金额、购买物件等情况，并由申领人和财务部经办人员签章。收据一份交申领人，一份留财务部作为原始凭证保管。同时将支出项目记入财务总账。
第十七条 协会预支资金的活动，活动结束后，该活动的财务负责人必须持预支收据和附有相关发票的财务使用清单至财务部报账。报账程序同第十三条。
第十八条 对于预支资金的报账，根据财务使用清单，实报实销，资金有剩余的，财务部应回收资金，并登记收入，开出收据；资金超出的，经会长书面批准后，方可报账。
第十九条 专项资金的使用。若专项资金有具体财务使用要求，依据该要求执行，若无要求，参照其他资金使用方式执行。
第二十条 若在紧急情况下需使用资金，可以电话或口头取得会长同意，财务部确认无误后发放资金。但应在之后立即补办手续。
财务核查
第二十一条 监事会每月对财务部进行一次财务审计。审计内容包括：
（一）财务收支以及余额是否匹配
（二）账户登记是否真实、及时、准确和清晰
（三）原始单据是否和账户登记相符，是否有损毁；审计过程中，若发现问题，应立即上报协会的理事会。
第二十二条 监事会有权力和义务考察资金使用效率，并向理事会提出相关意见和建议。
第二十三条 每年，会长须在协会会员代表大会上做本年度财务报告。部长例会和志愿者代表大会成员有权对财务报告提出置疑，或不通过该报告。
责任认定
第二十四条 财务管理的责任人包括：会长、副会长、财务部部长、具体财务负责副部长、干事；各申请资金的负责人等；
第二十五条 若财务报告被置疑，财务部部长需根据置疑内容负责核实、调查，并公布调查结果和处理结果。
第二十六条 由于财务相关负责人个人原因造成的错误或损失，需该人承担赔偿责任；由非人为原因造成错误或损失，由委员会商议解决。
第二十七条 财务责任的处理方式包括：警告、严重警告、赔偿、追回款项、销账等。
附 则
第二十八条 本制度的解释权归保定市爱心协会。
第二十九条 本制度从颁布之日起实行。
第一条 为加强协会的财务管理，健全财务制度，规范经费收支，保障协会工作的正常运行，根据《保定市爱心协会章程》的规定，制定本制度。
第二条 本制度适用范围为保定市爱心协会及其分会。 财务管理设置
第三条 财务管理由协会财务部具体经办，爱心协会会长为首问责任人，财务部部长对协会、会长负责。
第四条 协会财务部应设置专人专门负责财务管理，对账、物实行分别管理。设置协会财务总账和各类专项资金明细账。设置原始凭证以及各种单据的保管夹，分类整理和保管，不得遗失，损毁。
第五条 各种财务收支两条线的登记必须按照规定程序，准确填写登记来源、时间、大小写金额、事由等明细项。所有财务报表不得擅自涂改，不得补填，漏填。确需更改的，需经会长同意，并在更改后签字。
第六条 各种财务收支的登记以权责发生制为依据。
财务收入
第七条 协会的财务收入主要的来源包括：
（1）协会开展项目的盈利收入
（2）赞助收入
（3）捐赠收入
（4）获得奖励
（5）其他收入
财务收入的内容包括但不限于：
（1）现金
（2）实物
第八条 取得财务收入后，经手人须在一日内将所得财务收入送交财务部负责人处。财务部负责人进行填写登记（一式两份），并将所得收入记入财务总账；需要设立明细账的专项资金，按规定设立明细账。签收单一份交财务送交人，一份留财务部作为原始凭证保管。
第九条 协会财务收支情况均需向理事会汇报，并将相关数据向协会公开。
第十条 财务收入中的现金应在银行设立活期账户保管，实物应根据其性质分类进行妥善保管。
财务支出
第十一条 协会财务支出实行“量入为出”原则。做到勤俭节约，科学配置资源，努力节约支出，提高资金的的使用效率。
第十二条 协会财务支出途径主要包括：
（一）协会大型活动
（二）专项资金使用
（三）获得资金使用批准的各部门活动
（四）获得资金使用批准的志愿者服务队活动
（五）其他获得资金使用批准的活动
（六）协会成员表彰或奖励
财务支出的内容包括但不限于：
（一）现金
（二）实物
第十三条 获得资金使用批准的部门和其他活动的资金，原则上采取先垫后报的方式，即先由活动负责人垫付资金，活动后再出具相关单据至财务部报账。 报账时需持有的单据包括：会长签署意见的《活动申报表》、活动的财务使用清单、签盖有财务专用章的发票单据（发票单据需填写具体开票时间、有相关单位的财务专用公章、详细金额和项目等信息）。 收据需经会长同意后方予报销。
第十四条 财务部经办人员审核发票无误后，按照发票金额支付现金。同时申领人填写收据（一式两份），并由申领人和财务部经办人员签章。收据一份交申领人，另一份连同发票留财务部作为原始凭证保管。同时将支出项目记入财务总账。
第十五条 协会大型活动及金额大于1000元的活动，协会可预支资金。需该活动财务负责人持会长签章的《活动申报表》至财务部申领。财务部负责人员根据《活动申报表》中的“财务预算”划拨资金和物品。有理事会审批意见的，以审批意见为准。
第十六条 财务部支出资金时，需申领人填写收据（一式两份），详细记录支出时间、事由、大小写金额、购买物件等情况，并由申领人和财务部经办人员签章。收据一份交申领人，一份留财务部作为原始凭证保管。同时将支出项目记入财务总账。
第十七条 协会预支资金的活动，活动结束后，该活动的财务负责人必须持预支收据和附有相关发票的财务使用清单至财务部报账。报账程序同第十三条。
第十八条 对于预支资金的报账，根据财务使用清单，实报实销，资金有剩余的，财务部应回收资金，并登记收入，开出收据；资金超出的，经会长书面批准后，方可报账。
第十九条 专项资金的使用。若专项资金有具体财务使用要求，依据该要求执行，若无要求，参照其他资金使用方式执行。
第二十条 若在紧急情况下需使用资金，可以电话或口头取得会长同意，财务部确认无误后发放资金。但应在之后立即补办手续。
财务核查
第二十一条 监事会每月对财务部进行一次财务审计。审计内容包括：
（一）财务收支以及余额是否匹配
（二）账户登记是否真实、及时、准确和清晰
（三）原始单据是否和账户登记相符，是否有损毁；审计过程中，若发现问题，应立即上报协会的理事会。
第二十二条 监事会有权力和义务考察资金使用效率，并向理事会提出相关意见和建议。
第二十三条 每年，会长须在协会会员代表大会上做本年度财务报告。部长例会和志愿者代表大会成员有权对财务报告提出置疑，或不通过该报告。
责任认定
第二十四条 财务管理的责任人包括：会长、副会长、财务部部长、具体财务负责副部长、干事；各申请资金的负责人等；
第二十五条 若财务报告被置疑，财务部部长需根据置疑内容负责核实、调查，并公布调查结果和处理结果。
第二十六条 由于财务相关负责人个人原因造成的错误或损失，需该人承担赔偿责任；由非人为原因造成错误或损失，由委员会商议解决。
第二十七条 财务责任的处理方式包括：警告、严重警告、赔偿、追回款项、销账等。
附 则
第二十八条 本制度的解释权归保定市爱心协会。
第二十九条 本制度从颁布之日起实行。